Con motivo del gran revuelo causado por la alta inseguridad jurídica generada por la Instrucción de la Dirección General de Registros y del Notariado (DGRN) de fecha 12 de febrero de 2015 sobre legalización de los libros de los empresarios, la misma fue recurrida y quedó suspendida por medida cautelar el pasado 27 de abril de 2015.

El pasado 8 de julio de 2015 fue publicada en el BOE una nueva Instrucción de la DGRN, (Instrucción DGRN de 1 de julio de 2015), en la que se regulan con mayor profundidad los mecanismos de protección de la información confidencial remitida por los empresarios.

La confidencialidad de la información contenida en los documentos a legalizar era uno de los puntos más importantes que quedaban en el aire con el sistema de legalización telemática propuesto, situación que fue denunciada en repetidas ocasiones por nuestro socio del Área Mercantil en jornadas previas a entrar en vigor la reforma.

Las principales novedades contenidas en esta nueva Instrucción son las siguientes:

• Contrariamente a lo establecido en la Instrucción de 12 de febrero de 2015, se libera de la obligación de legalizar telemáticamente los libros societarios de ejercicios cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014. De esta forma, no deberán ser presentados de nuevo a legalización aquellos libros que ya fueron objeto de legalización en blanco y en papel que contengan asientos relativos a ejercicios abiertos con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados no más tarde del 31 de diciembre de 2014, siempre que los mismos no hayan sido trasladados a formato electrónico. En caso que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para transcribir las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, se posibilita la legalización de libros u hojas en blanco adicionales.

• Regula la obligación de los Registradores Mercantiles al borrado inmediato de los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente tras su legalización. Si la presentación se ha calificado como defectuosa, deberán ser borrados cuando caduque el asiento de presentación (a los 60 días). A tal efecto, los Registradores adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y preservar el secreto de los ficheros mientras permanezcan en su poder, asegurando la trazabilidad informática de los trámites realizados y de las personas que han intervenido.

• Se regulan la obligación de encriptado de los datos para asegurar la protección de los referidos ficheros.

• Deja sin efecto la aplicación de estas normas de legalización para Uniones Temporales de Empresas, Comunidades de Bienes, Fundaciones y Asociaciones u otras personas físicas o jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.

• Posibilidad de aportar como medio de prueba en procedimientos judiciales los libros societarios. Para ello, los empresarios conservarán en soporte informático los mismos ficheros que se presentaron a la legalización. El Registrador certificará que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los legalizados.